24 Sep FACTURACIÓN ELECTRÓNICA: nociones básicas para adaptarse a un sistema obligatorio
El 29 de septiembre de 2022 se aprobó la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, “Ley crea y crece”. En dicha ley se pretende, de acuerdo con lo que indica el preámbulo de la norma, “la promoción del uso de la factura electrónica en operaciones entre empresarios y profesionales, como una medida para digitalizar las relaciones empresariales, reducir costes de transacción y facilitar la transparencia en el tráfico mercantil. Se trata además de una medida clave para poder atajar de manera eficaz la morosidad en las operaciones comerciales”.
Una factura electrónica es, ante todo, una factura, que se expide y recibe en formato electrónico. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, que no es otra cosa que un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. Por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel. Las dos están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:
❚ La legibilidad de la factura.
❚ La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
❚ La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).
En el caso de la factura electrónica:
La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.
La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas: mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido; mediante intercambio electrónico de datos EDI; mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma; y por último, mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
Objetivamente, las facturas electrónicas tiene algunas ventajas sobre el papel. Entre ellas, se destacan: reducen los errores humanos y los ciclos de tramitación, incluido el cobro; eliminan costes de impresión y envío postal, así como el consumo de papel y el transporte, con el consiguiente efecto positivo para el medio ambiente; facilitan un acceso más ágil y reducen el espacio necesario para su almacenamiento; mejoran el servicio al cliente; facilitan la lucha contra el fraude, y contribuyen a la modernización de la economía y al desarrollo de la sociedad de la información.
TIPOS DE FACTURAS ELECTRÓNICAS
Conviene distinguir dos tipos fundamentales: la factura electrónica con formato estructurado, y la factura electrónica con formato no estructurado. Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado, mientras que el no estructurado no lo facilita.
Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc. Estas son las que deberán utilizar los autónomos y empresas.
Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.
Todo lo expuesto hasta el momento no debe asustar. Sin ser conscientes de ello, ya recibimos en el día a día multitud de facturas electrónicas como consumidores. La factura del teléfono ya no llega a casa en papel, sino que debemos de acceder a una plataforma con una clave y una contraseña que nos proporciona el histórico de nuestras cuentas. A algunas facturas accedemos con nuestra huella digital, y a otras con nuestro certificado digital. Es decir, convivimos con las facturas electrónicas cotidianamente. En breve, todos los empresarios y profesionales serán no solo consumidores, sino emisores de facturas electrónicas.
PLAZO OBLIGATORIO
Tras la aprobación de la mencionada Ley, la facturación electrónica para empresarios y profesionales quedó sujeta a desarrollo reglamentario, aún pendiente de aprobación al cierre de la edición de esta revista. Desde la aprobación del Reglamento, previsiblemente en algún momento de 2024, la obligación entrará en vigor:
Para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros, en el plazo de un año. Es decir, para las “grandes empresas” la previsión es en algún momento de 2025.
Para el resto de los empresarios y profesionales en el plazo de dos años, por lo tanto 2026.
Las obligaciones tanto de empresarios como de profesionales en cuanto a la factura electrónica se recogen en el artículo 12 de la Ley 18/2022 y se pueden sintetizar en las siguientes:
Los empresarios y profesionales estarán obligados a emitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones empresariales con otros empresarios
y profesionales. Deberán proporcionar información sobre los estados de la factura.
Las soluciones tecnológicas y plataformas ofrecidas por empresas proveedoras de servicios de facturación
electrónica a los empresarios y profesionales deberán garantizar su interconexión e interoperatividad gratuitas.
Durante el plazo de cuatro años desde la emisión de las facturas electrónicas, los destinatarios podrán solicitar copia de las mismas sin incurrir en costes adicionales.
El receptor de la factura no podrá obligar a su emisor a la utilización de una solución, plataforma o proveedor de servicios predeterminado.
Deberá de emitirse factura electrónica en su relación con particulares que así lo soliciten.
El procedimiento de acreditación de la interconexión y la interoperabilidad de las plataformas se determinará reglamentariamente.
SANCIONES
Las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicamente o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 €. Será competente para imponer esta sanción la persona titular de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial.
AYUDAS PARA EL KIT DIGITAL:
En el preámbulo de la norma se expone que para apoyar esta medida (impulso de la factura electrónica) en la Agenda Digital 2025 y en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia se han propuesto programas de subvenciones que permitirán la adquisición e implantación masiva de soluciones de digitalización, en particular Programa Digital Toolkit, dotado con más de 3.000 millones de euros en subvenciones.
Las ayudas del Kit Digital para factura electrónica, sufragadas con los Fondos Next Generation se pueden solicitar hasta el 31 de diciembre de este año y se distribuyen entre autónomos y pymes de 1 hasta 49 trabajadores, de acuerdo con los siguientes segmentos:
Segmento I. Hasta 12.000 €. Empresas con una plantilla total de entre 10 y 49 empleados.
Segmento II. Hasta 6.000 €. Pymes de 3 a 9 empleados.
Segmento III, formado por las pymes más pequeñas o micropymes, las que cuentan con entre 1 y 2 empleados, así como el colectivo de autónomos. Todos ellos podrán contar con una ayuda máxima de 2.000 €.
También pueden acceder a estas ayudas las comunidades de bienes, sociedades civiles con objeto mercantil, sociedades civiles profesionales y explotaciones agrarias de titularidad compartida comprendidas en los referidos segmentos. Los requisitos para acceder a estas ayudas son los siguientes:
Ser autónomo, microempresa o pequeña empresa y, por tanto, cumplir con los límites financieros establecidos para cada una de estas categorías.
No haber superado el límite de ayudas de pequeña cuantía establecida por el Plan de Digitalización de Pymes
2021-2025.
Estar al día en todas las obligaciones fiscales y con la Seguridad Social.
No estar considerada como empresa en crisis. También es necesario contar con una antigüedad mínima y estar en situación de alta.
No haber realizado ninguna de las prohibiciones establecidas en el artículo 13.2 de la Ley General de Subvenciones 38/2003.
CLAVES A TENER EN CUENTA
1. Solo para empresas y autónomos. La nueva normativa contempla la obligatoriedad de presentar factura electrónica únicamente en el caso de que vayan dirigidas a clientes que sean autónomos o empresas. Los clientes particulares, por tanto, podrán seguir recibiendo su factura de manera física.
2. Solo para operaciones en España. La factura electrónica solo será obligatoria cuando los clientes –autónomos o empresas– y las operaciones se produzcan en España. De este modo, la nueva legislación no afecta a las operaciones intracomunitarias; es decir, con clientes y proveedores de otros países de la Unión Europea. Lo mismo sucede con las operaciones de importación y exportación de bienes y servicios con países que no pertenecen a la UE.
3. Software específico. La factura electrónica que presenten los autónomos no será válida en formatos como Excel, Word o PDF, sino que deberán emitirlas en un formato estructurado como el XML o Facturae, modelo para las facturas electrónicas a la Administración, y a través de un software de facturación.
4. Programas interconectados. Deberá existir una interconexión entre los programas de facturación electrónica privados y el público, así como de los privados entre ellos. Este es uno de los requisitos técnicos y conforma la columna vertebral de la factura electrónica para que funcione como tal. Ello dará lugar al Sistema Español de Factura Electrónica, que será gestionado por una plataforma pública de facturación electrónica y controlado por la Agencia Tributaria.
5. Solución pública gratuita. La factura electrónica se podrá realizar mediante herramientas de software privado o con una solución pública de facturación electrónica que estará disponible para todos los autónomos que lo deseen, gratuita y gestionada por la Agencia Tributaria.
6. Copia a Hacienda. Los autónomos que emitan una factura electrónica a un cliente desde un software privado deberán remitir una copia a Hacienda a través de la solución pública de facturación electrónica.
7. Punto de entrada público. Al recibir facturas, los autónomos deberán comunicar a sus proveedores cuál es el punto de entrada de las mismas, es decir, el software privado de facturación electrónica con el que trabajen. Dicha información tendrá que ser pública en todas las comunicaciones con los proveedores y en la página web del negocio, en caso de que disponga de ella. Si no lo hace, se entenderá que el punto de entrada es la solución pública de facturación electrónica.
8. Sanciones por impago. Una de las justificaciones del nuevo sistema es la pretensión de reducir la morosidad, ya que los autónomos son los que más sufren el impago de facturas. El retraso en los pagos traerá consecuencias para el cliente que no abone la factura en el plazo máximo de 60 días, a contar a partir de la prestación del servicio o la entrega del producto. La ley contempla sanciones como la denegación del acceso a cualquier subvención pública que supere los 30.000 euros. Y para las empresas que tengan contratos públicos con cualquier Administración, se castigará con sanciones por valor de entre el 5 % y el 50 % del precio del contrato.
9. Firma digital obligatoria. Todas las facturas electrónicas deberán ser firmadas con una firma electrónica avanzada, por lo que será obligatorio disponer de certificado digital o DNI electrónico, que irá integrado en el software de facturación electrónica.
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